5 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait utiliser les signatures électroniques
Reconnues en Europe depuis 1999, les signatures électroniques garantissent à la fois l'intégrité d'un document électronique, mais aussi son authentification par l’auteur. Elles ne peuvent être ni annulées, ni reproduites sur un autre document et sont également impossible à falsifier.
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS précise qu'une signature électronique qualifiée a le même statut et effets juridiques que son équivalent manuscrit. À ce titre, il n'est pas surprenant que les signatures électroniques deviennent de plus en plus indispensables dans les différents échanges commerciaux des secteurs bancaire, de l'assurance, de la distribution, des ressources humaines et de l'immobilier.
Nous avons listé pour vous 5 raisons pour lesquelles votre organisation devrait intégrer une solution de signature électronique.
1. Optimise votre temps de travail
La signature électronique vous fait gagner du temps grâce à la possibilité d'envoyer un document à signer par plusieurs signataires en quelques clics. Dans des secteurs comme la banque et l'assurance, la signature électronique permet de conclure des ventes en dehors des heures d'ouverture ou de souscrire à des offres en ligne 24h/24 / 7j/7. Un contrat électronique sera toujours prêt à être signé en quelques secondes, réduisant ainsi le temps de traitement du dossier. De plus, un client ou un partenaire pourra signer un document via n'importe quel appareil (téléphone mobile, tablette, PC, etc.) sans avoir à retourner au bureau ou à utiliser un scanner pour l'envoyer.
2. Réduit vos coûts d'exploitation
Avec le temps, la signature électronique devient moins coûteuse que la signature manuscrite traditionnelle. Non seulement, vous économisez sur le papier, mais vous supprimez également les charges liées aux frais de port, aux fournitures postales et aux temps passés à tout organiser.
3. Suivez la progression des fichiers
La signature électronique permet de suivre l'évolution des dossiers en temps réel. Grâce à un certificat numérique, il est possible de retracer chaque modification ou action effectuée sur le document original. Un outil de suivi intégré à la plupart des solutions de signature électronique, permet également de suivre la progression des signatures et d'envoyer un rappel automatique aux destinataires qui n'ont pas signé le document. Cet outil informe toutes les personnes impliquées où chaque document se trouve dans la boucle de signature.
4. Accès sécurisé et identité du signataire
Selon le règlement eIDAS, l'utilisation d'une signature électronique offre trois niveaux de sécurité :
- Standard : une case à cocher
- Avancé : l'identité du signataire est liée à la signature
- Qualifié : chaque signataire doit préalablement s'identifier auprès d'un prestataire de confiance.
Bien que standard, les signatures sont facilement contrefaites, les signatures électroniques avancées et qualifiées ont une valeur juridique plus élevée et peuvent être utilisées pour des accords de grande valeur et à haut risque. Ces catégories de signatures permettent de garantir l'identité du signataire tout en se conformant au règlement européen sur la protection des données (RGPD) qui vise à plus de transparence et de responsabilités en matière de partage de données personnelles.
5. Adaptées aux mobiles
Le nombre d'utilisateurs de smartphones est en constante augmentation. Aujourd'hui, les particuliers utilisent leur téléphone pour faire des recherches, effectuer des achats, gérer leurs comptes bancaires et bien plus encore. Avec les signatures électroniques, vos partenaires peuvent signer des documents importants où qu'ils se trouvent.
Pour résumer, la numérisation des services et des processus contribue à accélérer les échanges en Europe dans de nombreux secteurs. Au quotidien, la signature électronique facilite les interactions entre entreprises, particuliers et organismes publics. Pouvoir choisir le niveau de sécurité adapté aux besoins des entreprises permet également de repenser et moderniser la manière dont les informations et les documents sont consultés, gérés et sécurisés au sein des organisations.
SIWAY est le partenaire officiel de la solution de signature électronique Docusign®, en plus d’être le leader mondial dans son domaine, cet outil est entièrement intégré à Salesforce® afin d'aider les utilisateurs à conclure plus d'affaires, plus rapidement. N’hésitez pas à nous contacter pour intégrer cette solution dans votre organisation.